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4 estratégias para vencer os desafios no atendimento ao cliente

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4 estratégias para vencer os desafios no atendimento ao cliente

A pandemia da COVID-19 está criando desafios para as empresas que atuam no atendimento ao cliente em diferentes setores. Confira algumas dicas que podem ajudar.

Muitos estão buscando manter a estabilidade operacional ocasionada pelas doenças de funcionários e manter o formato de trabalho mesmo remotamente, além de garantir a conectividade da rede corporativa.  Com isso, os profissionais distribuídos em várias localidades descobriram que precisam solucionar lacunas nos processos de negócios. Nos contact centers, esses desafios representam longos momentos de espera para o cliente.

No momento, o mais crítico para os líderes das equipes de atendimento ao cliente é como gerenciar uma força de trabalho distribuída e responder prontamente às necessidades dos clientes em tempos de crise. Mas, por onde começar? Procuramos analisar algumas das principais estratégias a serem consideradas durante esse período.

 O primeiro passo: uma abordagem de atendimento com empatia

Atualmente os clientes em diferentes países estão preocupados com assuntos variados, como o dinheiro para as despesas; planos de viagem cancelados ou perda de investimentos e da renda de aposentadoria. Por outro lado, os procedimentos acordados e compartilhados poderão ajudar tanto ao cliente como ao atendente nas respostas e resolução de problemas.

Por exemplo, formule mudanças nas políticas ou procedimentos para demonstrar empatia nas operações de negócios. Crie diretrizes com regras definidas para a jornada do cliente, com intuito de orientar e definir a linguagem para os agentes de atendimento em relação as políticas atuais, procedimentos e resoluções. Isso facilita a resposta dos colaboradores para solucionar os problemas e auxilia a manter consistência nas interações. 

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A empatia, vale principalmente para os atendentes, pois estão na linha de frente, vivenciando dificuldades, tentando acalmar clientes que aguardam maior tempo apenas para serem ouvidos. Eles provavelmente estão trabalhando com um conjunto limitado de ferramentas e lidando com sistemas desconectados e processos interrompidos em sua nova realidade de trabalho a partir de casa. Existem maneiras de solucionar várias dessas lacunas com a adoção da estratégia tecnológica correta.

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O foco é gerar nível elevado de serviços, além de gerenciar custos e volume de trabalho ao mesmo tempo. Confira as quatro principais maneiras de demonstrar empatia pelos seus clientes e atendentes, enquanto gerencia custos e moderniza sua estratégia de serviço:

Aproveite os canais digitais para aumentar o volume, com o mesmo número de funcionários – O número de chamadas está alto no momento e a perspectiva é que continue assim para os próximos meses. Para aliviar esse volume de trabalho, as empresas precisam ampliar a capacidade sem aumentar a quantidade de funcionários. Desta forma, as lideranças estão ampliando o suporte aos canais de mensagens digitais, como bate-papo na web, Facebook messenger, Twitter e Apple Business Chat – que possibilitam falar com vários clientes simultaneamente. Esses canais ajudam a acomodar melhor esse fluxo de volume e a reduzir custos no serviço de atendimento.

 Redução no volume de contatos por meio do autoatendimento, chatbots e assistente de inteligência virtual (IVA) – As empresas podem reduzir o tempos de espera/resposta ao lidar com um maior volume de contatos, utilizando bots de bate-papo e assistentes de inteligência virtual para responder às consultas iniciais de atendimento ao cliente. Diferente dos chatbots do passado, a tecnologia atual vai além das consultas simples, como horário comercial e informações de contato.

A nova geração de chatbots aplica o processamento de linguagem natural (PNL) e a análise de sentimentos para ler e analisar as palavras dos clientes e, em seguida, perscruta os dados específicos de cada um para compreender sua jornada individual – por exemplo, para reconhecer o registro de uma reclamação naquele momento. Nesse contexto, o IVA oferece informações específicas sobre o status da reclamação e até oferecer conteúdo dinâmico ao indivíduo, evitando a necessidade de direcionamento para uma pessoa. Bots e IVAs são úteis para reduzir a tensão nos canais de agentes ativos, porque podem ser executados simultaneamente e, o que é mais importante, estão disponíveis para o atendimento aos clientes a todo momento (24×7).

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Maior agilidade e redução de custos com bots de e-mail por processamento natural de linguagem (NLP) – Hoje muitas empresas lidam com uma enxurrada de e-mails de clientes e os funcionários fazem a triagem manual de cada comunicação, interpretando qual o problema e encaminhando-os para os responsáveis pelas soluções. Além do alto custo, qualquer um desses e-mails pode ter pressa na resposta, o que pode deixar clientes aguardando vários dias até que a mensagem seja lida.

Agora, as empresas estão transformando esse procedimento manual em automatizado, por meio do bot de e-mail desenvolvido por NPL. Quando os robôs de e-mail abrem automaticamente cada mensagem, compreendem o contexto e até buscam a solução. Os bots de e-mail são extremamente impactantes ao acelerar a resolução das dificuldades para os clientes, além de reduzir os custos. As taxas de sucesso são superiores a 75% com a automatização.

Use gerenciamento de casosmicro jornadas para redução do tempo de contato entre as equipes – Essas tecnologias são importantes porque ajudam as equipes da linha de frente a realizar o trabalho com eficiência e o mínimo de esforço. Verifique se os funcionários remotos estão conectados ao sistema da empresa, para que todos os dados de interação com os clientes sejam capturados, rastreados e aproveitados para o gerenciamento de casos. Assim, sobra tempo para que você se engaje individualmente com seus clientes.

Micro jornadas definidas fornecem roadmaps para que seus agentes e sistemas de CRM possam seguir, assim, todas as consultas de clientes serão processadas e resolvidas no contexto e da maneira adequada durante todo o processo.   

Evite esforços desnecessários para ter sucesso

Num momento em que os mercados, ambientes de trabalho e as necessidades dos clientes continuam mudando, aproveite todas as soluções de sua caixa de ferramentas para dar suporte às necessidades operacionais e de engajamento dos clientes. É necessária a capacidade de planejar até o imprevisível. Ao aplicar as estratégias descritas nesse artigo, e com a tecnologia e a abordagem adequadas, você pode ganhar agilidade além de expandir as soluções para toda organização. 

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Essas abordagens são duradouras e projetadas ‘channel-less’, o que significa que o código e a lógica não são bloqueados em um silo de canal, mas podem ser ativados em qualquer canal, tão logo sejam configurados.

Autor: Maurício Prado Silva, diretor-geral para América Latina da Pegasystems

Imagem: Ascaldera.com

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5 gatilhos para vender mais nas redes sociais

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Presente em várias estratégias de marketing digital, os gatilhos mentais são excelentes métodos para elevar o número de vendas nas redes sociais. Veja aqui algumas dicas.

Muitas das decisões que tomamos no dia a dia não são previamente pensadas, executamos ações cotidianas no piloto automático. Esse efeito é ocasionado por nosso subconsciente de forma involuntária, na qual não precisamos pensar muito para fazer. 

É para quebrar esses padrões de pensamentos que existem os gatilhos mentais. Ou seja, frases e palavras que ativam este lado “impulsivo” e utilizam os agentes internos do cérebro causando uma reação e nos tirando da zona de conforto. 

Essa técnica é bastante utilizada nas estratégias de marketing digital como forma de persuasão e para gerar resultados. Uma pesquisa realizada pelaAll iN em parceria com a Etus e a Opinion Box revela que 74% dos brasileiros utilizam as redes sociais para comprar, o que eleva ainda mais a eficácia dos gatilhos mentais. 

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Marília Dovigues, head de marketing da Etus, empresa de gestão de redes sociais e unidade de negócio do Grupo Locaweb, separou abaixo alguns gatilhos e dicas para ajudar o PME. Confira. 

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1- Prova Social 

Sabe aquela pessoa que ainda não consome o seu produto? Essa técnica pode ser utilizada com ela, trazendo opiniões de quem já adquiriu e está usando o serviço Isso é feito por meio de depoimentos, vídeos, prints, menções, etc. “Um outro sentimento que pode ser provocado pela prova social é o de pertencimento, ou seja, deixar a pessoa de fora para que ela fique com vontade de ser de um determinado grupo que já usa ou tem esse item. O ser humano tem necessidade de fazer parte, por isso, essa estratégia tem muita eficácia”, explica Marília. 

2- Escassez 

“Compre agora ou fique sem”, “Unidades Limitadas”, “Restam poucas vagas”, essas frases de efeito são muito utilizadas para indicar escassez de algum produto ou serviço. Para um usuário que ainda não está totalmente convencido em comprar determinado produto, ao ver a possibilidade de ficar sem, o receio pode ter um impacto de ação imediata. 

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‘Aqui vale o cuidado para não usar com muita frequência. Se você aplicar por qualquer motivo, pode dar a entender que seu produto não tem tanto valor assim’’, completa a head de marketing da Etus. 

3- Autoridade 

Quando o público enxerga que uma determinada marca ou pessoa é muito influente em um tema, fica mais fácil convencer e reverter a compra. Se tornar relevante dentro do ambiente digital é resultado de um bom conteúdo e trabalho a longo prazo. Vale o investimento e cuidado extra na produção do seu conteúdo. 

4- Urgência 

Bem semelhante à escassez, porém tende a ser mais agressivo. Um bom exemplo desta prática são os sites antigos de compra coletiva na qual as promoções eram limitadas por pessoas e horas. O gatilho da urgência tem como principal objetivo impulsionar a compra imediata, na qual o consumidor resolve adquirir algo assim que ele olha a oferta. A ideia é decidir sem pensar, um ato que vem a partir do sentimento de pressa para adquirir algo. 

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Para aplicar a técnica, basta usar frases como: “últimas horas”, “é agora ou nunca mais”, “você precisa decidir agora”. 

5- Dor 

Por fim, o gatilho que parte da ideia de que todo ser humano deseja evitar a ‘’dor’’, ou seja, um desconforto mental ou uma situação que precisa ser resolvida. “Para isso, é necessário contar uma pequena história. A narrativa (ou storytelling) deve abordar uma determinada situação do seu público, trazendo dicas para solucioná-la, ofertando o seu serviço ou produto. Isso gera uma identificação e, após ler o conteúdo, o consumidor se sentirá seguro e confiante de que aquilo realmente resolverá o seu problema”, conta Marília. “Para que esse insight funcione, é fundamental conhecer a sua persona”, finaliza ela.

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Black Friday: 4 dicas para seu marketplace entregar as melhores experiências aos clientes 

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É tendência: As pessoas estão dispostas a gastar mais para comprar de empresas que proporcionam uma boa experiência ao consumidor nessa Black Friday.

Muito aguardada pelo varejo e pelo consumidor, a Black Friday é uma das datas mais importantes para as vendas no e-commerce e vai acontecer em poucos dias!

Investir na experiência do cliente é fundamental para alcançar bons resultados, tendo em mente a tendência de que os consumidores preferem gastar mais com empresas que geram uma boa experiência de compra. 

Vale reforçar que não basta apenas oferecer produtos com preços atrativos. É preciso encantar o cliente em todas as etapas da jornada de compra. “Uma experiência marcante começa no primeiro contato do cliente com a marca e vai até o pós-venda. Toda interação importa e oferecer uma experiência completa fará a diferença para o negócio”, explica Thiago Coelho, CEO da Omnik, empresa do Grupo FCamara – consultoria de soluções tecnológicas e transformação digital. 

Pensando nisso, Thiago preparou quatro dicas que ajudam um marketplace a melhorar a experiência do cliente. Confira: 

1. Faça simulações no seu marketplace 

Todo o processo de compra deve ser intuitivo e simples. Para começar, trace um mapa da jornada de compra, identifique quais caminhos um comprador percorre dentro de cada fase e assim você simula a experiência que ele tem no seu marketplace. Como resultado, você pode avaliar pontos de melhoria e falhas e observar quais ações e estratégias são mais eficazes. “Faça também simulações para conferir se a plataforma funciona bem. Afinal, o tráfego na Black Friday é intenso. Posteriormente, veja se os preços e os produtos estão certos, confira as fotos e se elas estão em boa qualidade”, recomenda Coelho. 

2. Estude o perfil dos clientes 

“Para proporcionar uma experiência positiva, o marketplace precisa conhecer seus clientes e fazer o melhor uso dos dados levantados a favor do negócio”, sugere o CEO. Consulte as informações sobre as vendas na Black Friday dos últimos anos, confira quais foram os produtos mais vendidos e as principais queixas, veja se o ticket médio está aumentando ou diminuindo. Além disso, analise as dores e as necessidades dos consumidores. Tudo isso será importante para as tomadas de decisão. Com essas informações coletadas, você vai identificar o que os clientes buscam e como agradá-los. 

3. Analise o estoque para a Black Friday 

Um ponto importante é analisar o estoque dos sellers. Afinal, os marketplaces recebem vários pedidos em datas sazonais. Sendo assim, cheque com antecedência as quantidades e variedades dos itens. Dessa maneira, você impede que o marketplace venda produtos que não estão disponíveis. Ou seja, evita prejuízos para o negócio e para o usuário. “Durante a Black Friday, sabemos que a concorrência é grande, portanto, é um diferencial ter produtos em estoque com preços baixos”, aponta Coelho. 

4. Ofereça ofertas que sejam realmente boas 

A proposta da Black Friday é oferecer bons produtos com descontos. “Se o seu marketplace não der descontos realmente bons, corre o risco de perder credibilidade. Além disso, há vários aplicativos que ajudam o cliente a identificar falsos abatimentos de preços”, explica o executivo. Portanto, evite prejuízos e reclamações no Procon e na internet. Surpreenda o cliente e segmente os descontos de forma estratégica. Você pode, por exemplo, analisar as regiões em que consegue proporcionar frete grátis. Também pode identificar os itens relevantes para uma estratégia desse tipo. Outra dica é estudar a margem de lucro sobre cada produto, assim seu negócio reduz o preço de forma assertiva.

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5 táticas para aumentar a taxa de conversão nas vendas por WhatsApp

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Veja aqui algumas dicas que podem fazer a diferença na hora de cativar um cliente pelo WhatsApp e convencê-lo de que sua loja é ideal para adquirir o produto desejado.

Existem atualmente no Brasil mais de 120 milhões de celulares com acesso à internet. Desses, 98% possuem o aplicativo do WhatsApp instalado. Os números mostram o potencial que as vendas via chat-commerce possuem, mas é claro que não basta apenas ter potencial. É necessário ter um canal de qualidade no contato com seus clientes. Pensando nisso, a OmniChat, empresa líder no segmento de chat-commerce, traz cinco táticas para aumentar a taxa de conversão nas vendas por aplicativos de conversa de um comércio.

“Diferente do que muitos pensam, vender via WhatsApp não é só montar catálogo e esperar que as coisas funcionem. É necessário transmitir confiança ao consumidor, respondendo suas dúvidas e tendo um canal que se mostre seguro da primeira mensagem até a finalização da compra, sem esquecer da importância de um suporte até a chegada do produto na residência do consumidor”, diz Mauricio Trezub, CEO da OmniChat.

Confira abaixo as 5 táticas selecionadas pela Omnichat.

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1-Mande mensagens, não spam: Muitos acham que criar um grupo e falar com o maior número de pessoas ao mesmo tempo ou disparar fotos a uma grande quantidade de contatos são as melhores formas de se vender algo, mas o que mais cativa os clientes é a mensagem certa, na hora certa. Enviar uma mensagem personalizada com cupom de desconto a quem se cadastrou no site ou contatar sua base de clientes em datas comemorativas com uma mensagem especial são maneiras mais eficientes de gerar conversão. Além disso, informações sobre pagamentos e rastreio são sempre bem-vindas a quem realizou uma compra.

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2-Se for usar bots, teste-os: Quem nunca se envolveu em uma conversa com bots que não levou a nada e nem a lugar nenhum? Isso é completamente desagradável e afasta o consumidor. Caso deseje utilizar robôs em suas conversas, certifique-se de que ele está pronto para diversas situações e também deixe claras as opções possíveis. Se houver integração com um atendente humano, mostre ao consumidor o processo de transição para que ele sempre saiba com quem está conversando. Além disso, é necessário que as mensagens programadas estejam de acordo com a linguagem da empresa.

3-Tenha atendentes treinados e dispostos: Quando um cliente busca o WhatsApp é porque ele tem dúvidas ou quer suporte na venda. Empurrar o consumidor ao site ou não auxiliá-lo da maneira devida, trazendo opções, opiniões ou conteúdos que auxiliem na tomada de decisão só fará com que ele se afaste da plataforma. Treinar a equipe para dar instruções claras e lidar com adversidades como falta de estoque de um determinado produto é o mínimo que se deve fazer para vender no WhatsApp com uma excelente taxa de conversão.

4-Utilize os recursos do WhatsApp: Todo mundo ama emojis, figurinhas, fotos e vídeos, desde que sejam usados da maneira correta. Adicionar esses elementos em uma conversa juntamente com um bate-papo fluído, sem abusar da intimidade, pode tornar a experiência do consumidor agradável e memorável, fazendo com ele que não só compre, mas que retorne em outras oportunidades para adquirir os produtos de sua loja. 

5-Tenha agilidade no atendimento: Velocidade é o que todos esperam no atendimento. Quando a resposta inicial passa de 10 minutos, a taxa de conversão cai de 17% para 2%. É claro que nem sempre compensa um atendimento 24 horas por dia ou sete dias por semana, mas, em caso de mensagens fora do horário de atendimento, é necessário mostrar de forma clara ao consumidor os horários em que ele pode ser atendido. E, durante esse horário, atender rapidamente e com qualidade é o mínimo esperado pelo consumidor.

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“Adotando essas práticas, é bem provável que a taxa de conversão das vendas via WhatsApp do seu comércio aumente consideravelmente. A jornada pelo atendimento nas mídias conversacionais também exige que a empresa esteja sempre em atualização, testando novas possibilidades e colhendo os resultados”, conclui Mauricio.

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