Onde está o erro?

Onde está o erro?
maio 13 10:28 2009

Onde está o erro?
Saiba quais são as falhas mais comuns na administração de um comércio e como proceder para evitá-las

O desejo de possuir o próprio negócio está presente na vida de muitas pessoas. São inúmeras as vantagens em montar um comércio e, com boa vontade e esforço, as chances de dar certo aumentam. Entretanto, existem armadilhas prontas para pegar até os mais experientes. Administrar uma empresa implica uma série de responsabilidades que podem determinar o sucesso ou o fracasso.

Planejamento
Muitos erros comuns ainda são praticados por lojistas. Antes de tudo, deve-se atentar para um programa correto, como explica José Ronoel Piccin, presidente do conselho administrativo da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac): “Em todos os negócios é necessário planejar as ações que serão efetivadas ao longo do ano e qual direcionamento tomar”, diz.

Piccin destaca a parte financeira. Esse direcionamento precisa ser bem-feito, com todas as particularidades da empresa. Para isso, é necessário que tudo esteja sob controle. “O lojista deve ter o controle absoluto de todas as transações feitas e análises do fluxo de caixa”, avisa Irineu de Ascenção, diretor de relações institucionais da Associação Comercial Empresarial do Brasil (Aceb). “A melhor forma é registrar cada transação feita, com discriminação de valor, a fim de que haja continuamente o domínio da situação”, aconselha.

Nesse planejamento também é preciso prever direções a serem tomadas caso algo não dê certo. “Deve-se estar preparado para mais de um cenário”, avisa Piccin.

Informatização
Ainda assim, os que preferem se organizar à moda antiga precisam tomar cuidado. “O modelo arcaico do caderninho de contas, ou ainda planilhas e mais planilhas, são passíveis de falhas graves”, alerta Marcelo Ortega, consultor de vendas, liderança e desenvolvimento de equipes comerciais e autor do livro Sucesso em Vendas. 

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Hoje, não possuir um sistema informatizado de organização pode gerar falta de confiança entre funcionários e clientes. “Os lojistas precisam mostrar que sua loja tem controles, que estão conectados e de olho”, explica Ortega. Para ele, muitos desperdícios podem ser evitados com a automação. “Os lojistas precisam aferir lucro, evitando perdas, desperdícios, descontos excessivos e tudo que agride o negócio, promovendo o que podemos chamar de ralo, que escoa tudo o que se conseguiu armazenar no mês”, ensina.

Para Piccin, a informática é uma importante arma contra a desorganização. “Hoje, a informática está bem adiantada. Existem softwares para todos os tipos de negócios. Isso não elimina, mas reduz muito os problemas de organização dessas questões básicas”, diz.

Conheça seu produto
Ao montar um comércio, há o contato direto com o comprador, e essa interação deve ser a melhor possível. Além do tratamento, é preciso total conhecimento do produto que está vendendo. “A falta de informação e conhecimento em relação aos seus produtos e serviços pode desencadear lacunas no atendimento. Isso se torna um problema, uma vez que, em lojas, o ponto alto é o relacionamento com o cliente”, argumenta Ascenção. Para o diretor da Aceb, “O ideal é que o empresário procure informar-se, fazer cursos, ir a palestras, manter conversas informais com outras pessoas de seu segmento. Ou seja, tudo que possa agregar conhecimento”.

No entanto, nada irá adiantar se o lojista não conquistar o cliente. Para isso, a atitude demonstrada é fator determinante. “Inspirar sucesso, com gente que sabe sorrir, atender bem, ter conhecimentos, habilidades e atitudes que cativem mais e mais clientes. O segredo do sucesso não é complicar demais, é estar atento aos detalhes do dia a dia”, diz Ortega. Um pronto-atendimento, de maneira eficaz e educada, faz a diferença. “Às vezes, entramos numa loja e ficamos parados esperando para ser atendidos e, depois de um tempão, alguém vem com uma atitude e uma vontade de doer, que irrita qualquer cristão. Mais uma vez acrescento que o importante é formar processos e pessoas que trabalhem bem, comprometidas e entusiasmadas”, alerta.

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Atenção nas compras
Não há loja que consiga se manter sem uma gama de variedades que justifique sua existência. O cliente quer opções e o comerciante precisa estar preparado para atender a essa exigência. Segundo Ascenção, “o baixo estoque ou a falta de variedade de determinado produto são falhas que definitivamente não agradam aos consumidores”.

Porém, mesmo com um bom estoque, muitos lojistas concentram suas atenções na venda em detrimento da compra. Esse erro pode fazer com que os lucros sejam menores, como explica Piccin: “É importante que o lojista ‘esprema’ bem os fornecedores e pechinche bastante na negociação. O lucro está mais nas compras do que nas vendas”, garante.

Saiba delegar
Por mais que o lojista queira concentrar todas as responsabilidades em si, delegar funções pode desafogar o acúmulo de funções e melhorar o fluxo de trabalho da loja. Isso, entretanto, não significa que o comerciante precise relaxar no comando de seu estabelecimento, como explica Ortega: “Delegar não quer dizer ‘delargar’. Líderes de lojas temem distribuir autonomia, especialmente as mais complicadas, como as de enfoque financeiro. Mas é um ponto inevitável à medida que o negócio cresce. Para delegar é preciso gerenciar por confiança, mas monitorando a pessoa até que ela esteja apta e se mostre a pessoa certa e confiável”.

Para que isso ocorra, é fundamental o treinamento adequado dos funcionários. “Delegar é importante quando há uma equipe. Para um bom planejamento ter êxito, designar tarefas e clarificar os resultados esperados e as metas que deverão ser alcançadas também são de extrema importância”, diz Ascenção. Piccin concorda: “Quando há um número razoável de funcionários, delegar é importante. Em todos os níveis de negócio, há, sim, a necessidade de delegar. Mas é preciso treinar bem a pessoa para a qual está delegando”.

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Fique atento: Dicas para uma boa administração:

    Ter as informações corretas sobre saldo do caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber, valor das contas a pagar e volume das despesas fixas ou financeiras.

    Fazer o registro adequado das transações realizadas.

    Saber se a empresa está tendo lucro em suas atividades operacionais

    Elaborar o demonstrativo de resultados.

    Calcular corretamente o preço de venda de seus produtos.

    Conhecer os seus custos e despesas.

    Conhecer corretamente o volume e a origem dos recebimentos.

    Conhecer o volume e o destino dos pagamentos.

    Elaborar o fluxo de caixa.

    Saber o valor patrimonial da empresa.

    Elaborar o balanço patrimonial.

    Saber quanto os sócios retiram de pró-labore, estabelecendo um valor fixo para a remuneração dos sócios.

    Conhecer corretamente o custo das mercadorias vendidas.

    Fazer um registro adequado do estoque de mercadorias.

    Saber corretamente o valor das despesas fixas da empresa.

    Fazer a separação das despesas pessoais dos sócios em relação às despesas da empresa.

    Saber administrar corretamente o capital de giro da empresa.

    Conhecer o ciclo financeiro de suas operações.

    Fazer análise e planejamento financeiro da empresa.

    Ter um sistema de informações gerenciais (fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial).

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