DICAS: Como se preparar para uma feira de negócios

DICAS: Como se preparar para uma feira de negócios
maio 02 18:35 2012

Experiente em feiras de negócios ao redor do mundo, e atuando com vendas no setor desde 1988, Roberto Weingril dá dicas para tirar de uma feira de negócios tudo o que ela tem para oferecer

Por Roberto Weingril Junior*

Entramos em 2012 com diversas feiras ao nosso dispor para trabalhar. De janeiro a abril já se passaram a Namm, etapas diversas da Music Show e Musikmesse Prolight + Sound, eventos muito importantes do ano. O melhor é planejar sua visita aos próximos para terminar 2012 com mais resultado no bolso — afinal, é para isso que estamos aqui. Abaixo apresento algumas dicas para você conseguir tirar o que há de melhor nas feiras de negócios:

  • Concentre seu tempo em 80% dos atuais fornecedores, empresas com quem você realmente faz negócios. Não é um costume dos brasileiros, mas com o tempo escasso e um número infinito de opções é melhor você se programar e cuidar da agenda. Marcar reuniões com antecedência é muito bom, adiantar alguns assuntos é ainda melhor. Quantos itens você tem em estoque hoje? Quantos fornecedores para visitar? Sua empresa trabalha em quantos segmentos — áudio, guitarras, percussão, teclado, sopro, piano, eletrônico, iluminação, acessórios? A lista está cada vez maior, e o tempo cada vez menor. Reserve os 20% de tempo que sobra para oportunidades, para descobrir novos negócios, pois você pode estar diante daquele fornecedor que tanto sonha. Procure-o, faça contato, dialogue, negocie. Já estamos em 2012 e é hora de começar novos projetos.
  • Distribua o trabalho em equipe. Delegue e estabeleça metas individuais. Cada membro da equipe deve fazer a sua parte, pois muitos ainda não se deram conta de que já são uma megaloja e precisam dividir o trabalho. Se você não puder comparecer em uma feira, escolha alguém da equipe para a tarefa.
  • Para aqueles que vão a eventos fora de sua cidade o planejamento é ainda mais delicado. Você precisa pensar no orçamento, nas passagens/transporte, nas despesas nos dias da feira. Quer aproveitar para fazer compras? Reserve alguns dias antes, assim você não compromete nenhuma oportunidade e cumpre sua agenda — lembre-se, estabelecer uma rede de relacionamentos é fundamental para o seu negócio. Hoje são muito comuns os eventos após a feira, festas, jantares, workshops, que começam no café da manhã e vão até a madrugada. Todo o tempo conta. Comece trabalhando já no café da manhã, pergunte a outros empresários o que mais gostaram da feira, assim você já tem uma dica para investir seu tempo livre e conferir a novidade. Não confunda tempo livre da feira com o seu tempo livre — gastar seu tempo livre enquanto milhares de profissionais estão concentrados em um local, com negócios fechando e portas se abrindo, é um verdadeiro desperdício.
  • Seja organizado. Se possível, tenha à mão a agenda do dia impressa ou a ajuda de um dispositivo eletrônico para se orientar.  Durante as feiras sabemos como vamos começar, mas nunca como vamos terminar… Assim você consegue tomar decisões rapidamente para fechar o dia com a meta cumprida. Lembre-se, com agendamento as suas chances de ser mais bem atendido aumentam, pois dificilmente um bom profissional o deixará de atender com horário marcado.
  • Estabeleça metas claras para você e sua equipe para que os recursos investidos no evento tenham seu retorno garantido. Pode ser, por exemplo, fechar uma parceria com um novo fornecedor, conseguir melhor desconto, montar um novo setor na loja para atender o mercado-alvo etc.
  • Faça anotações sobre os assuntos sobre os quais conversou, pois, com certeza, você vai falar com muitas pessoas importantes e não vai querer se esquecer de ninguém. Utilize desde o post-it básico até arquivos digitais. Ao voltar para o escritório, explore tudo o que plantou na feira. Aproveite para tirar fotos. É importante que você também tenha esse tipo de registro, seja dos amigos, dos produtos, da feira, das festas e de muita coisa que você curtiu. Afinal, você gosta do que faz e mostrar as fotos vai fazer muito bem a você e aos negócios, pois sempre tem um site, um cliente especial, um funcionário, um colega de trabalho, um familiar ou um amigo que vai gostar de vê-las.
  • É bom fazer um fechamento dia a dia. Faça anotações e comentários, pois no dia seguinte tudo é tão rápido e intenso que você dificilmente se lembrará de todos os detalhes do anterior. Atenção: evite escrever tudo na hora da reunião, dê atenção à pessoa com quem está conversando, anote apenas os pontos principais. Terminada a reunião, faça suas anotações com calma. Também evite manipular seu dispositivo eletrônico durante a reunião, a interação pessoal pode ser muito mais rica que a eletrônica e um simples gesto pode significar muito para o futuro dos negócios. Procure guardar o nome e os cartões das pessoas que você conheceu, mantenha um registro atualizado e à mão — você pode se surpreender ao encontrar essa pessoa cinco ou dez anos depois em uma posição de destaque e lembrar-se dela vai ser muito bom para você e para os negócios.
  • Busque um balanço de participações, pois é importante estar muito bem informado, construir uma excelente rede de relacionamentos e ter uma leitura adequada do mercado para formar a inteligência do seu negócio. O ideal é que sua empresa participe ao menos de um evento internacional, um nacional e um regional, assim você terá uma leitura adequada do mercado nesses três níveis. Você não pode perder dinheiro por ficar longe dos seus parceiros. É claro que sempre existem outras formas, mas cada uma tem o seu custo e com um bom planejamento você pode contabilizar os ganhos da sua empresa.
  • Para descontrair, troque experiências com os amigos sobre os restaurantes, eventos e locais de que gostou, assim você também aproveita melhor a cidade onde está. Por exemplo, em Frankfurt — na Musikmesse —, gosto de subir ao último andar da tradicional rede de lojas alemã Galeria-Kaufhof Hauptwache (no centro da cidade), onde fica seu restaurante self-service. Lá se pode fazer uma boa refeição, rápida e barata, ou desfrutar um café acompanhado de uma boa torta de maçã (apfestrudel) com chantilly e curtir a vista da cidade.
  • Antes de fazer as malas, dê uma rápida checada no site http://br.weather.com  (para o Brasil) ou www.weather.com (para viagens internacionais). Você poderá ver a previsão do tempo para até dez dias e preparar uma mala de roupas adequada.
  • Procurar por mapas da região também é muito bom. Pode ser o que o hotel forneça na recepção ou visite o www.googlemaps.com para se familiarizar com o endereço da feira, o hotel e outros pontos interessantes.
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Para encerrar, o que estamos falando aqui é planejar utilizando ferramentas para que você tenha mais retorno do seu investimento. Afinal, algumas dessas práticas são bastante populares, outras nem tanto, por isso fique à vontade para fazer a sua combinação e bons negócios!

*Roberto Weingril Junior é diretor comercial da Weril Instrumentos Musicais.

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