Como lidar com o orçamento enxuto

Como lidar com o orçamento enxuto
dezembro 17 17:54 2008

Como lidar com o orçamento enxuto
Confira neste artigo soluções para trabalhar com uma verba restrita e obter sucesso na empresa, independente do seu porte

Como consultor, tenho encontrado muitas empresas que entram em verdadeiros ‘buracos financeiros’ por não terem tido o cuidado de lidar com essa questão. Por mais que a resposta pareça simples, a prática mostra o oposto. O dia-a-dia do empresário é cheio de problemas para resolver (fornecedores, clientes, funcionários, concorrência) com pequenas pausas para o almoço e a vida pessoal. Não sobra tempo para quase nada. É necessário ter um tempo para a gestão da sua empresa, quando você não vai atender ninguém, apenas analisar os números.

O orçamento é a planilha em que constam todas as contas geradas para fazer sua empresa funcionar e dará a você a projeção dos próximos meses. Veja abaixo um bom exemplo. Com a soma dos valores é possível achar o que chamamos de ponto de equilíbrio, ou seja, quanto sua empresa precisa vender e receber para pagar todas as contas. A partir daí, o que faturar a mais é o lucro.
 
Mas como manter a empresa de pé com um orçamento enxuto? Para gerir um negócio, não podemos apenas pensar nas contas a pagar: é preciso ficar de olho em tudo o que acontece dentro da empresa. Vamos falar dos pequenos ‘ralos’ que vão se instalando de forma quase imperceptível, uma torneira pingando, uma lâmpada que fica acesa sem necessidade, desperdício de copos de água, cafeteira que fica ligada estragando o café, cópias e mais cópias que são impressas sem necessidade e sem utilizar o outro lado como rascunho, desperdício de papel para embalagem, material que é comprado sem necessidade… A maneira como todos se comportam pode ser a diferença entre o lucro e o prejuízo.

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Outro ponto crucial é ter controle sobre o contas a receber. Sim, pois sem faturamento não interessa qual é o custo da sua empresa, R$ 100 ou R$ 10 mil. Sem receita tudo é caro. O problema acontece normalmente quando chega o final do mês e o saldo da conta corrente não é suficiente para saldar todas as contas. Com isso vem o atraso nos pagamentos, juros, tarifas de adiantamento, perdas com desconto de duplicatas e por aí vai.
Mas evitar essa situação é simples. Depois de fazer o levantamento, você deve dividir o valor total do custo pelo número de dias que a sua empresa trabalha no mês. O resultado encontrado servirá de alerta para acompanhar todo dia. No fechamento do caixa você terá uma visão rápida de como foi o seu dia e de como será o dia seguinte.
É importante esclarecer que nunca deve ser feita economia burra, que compromete a qualidade do produto, do atendimento ou da segurança da empresa. Se isso ocorrer, o cliente não volta mais.

Planejamento passo a passo

1 – Coloque  na planilha todas as contas da empresa. Separe-as em dois grupos:
a) Custo fixo: aluguel, água, luz, telefone, Internet, celular, condomínio (se houver), contabilidade, funcionários, material de limpeza, seguro, pró-labore.
b) Custo variável: mercadoria ou matéria-prima, comissão de vendas, propaganda, combustível, etc., toda e qualquer conta que varie conforme sua empresa venda. Esses itens são o principal motivo pela quebra do caixa da empresa, quando não há respeito pela reserva de dinheiro.

2 – Acompanhe diariamente o fechamento das vendas. Se o faturamento de um dia for menor do que o ponto de equilíbrio, sua empresa começará o dia seguinte com saldo negativo. Isso deve ser usado para orientar e estimular os vendedores a cumprir a meta.

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3 – Observe de perto o seu próprio comportamento e de seus funcionários no dia-a-dia da empresa. Assim que localizar pontos de desperdício, elimine-os imediatamente.

4 – Confira sempre quais produtos vendem mais e quais vendem menos e faça uma estimativa de quando, o que e quanto comprar.

5 – Nunca relaxe ou deixe de lado os quatro pontos anteriores. Lembre-se do ditado: “É sob os olhos do dono que o porco engorda”.

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